Libor Kubin Ultimamente tem-se falado muito sobre o método GTD – Getting Things Done, que ajuda as pessoas a serem mais produtivas, a gerirem o seu trabalho e a sua vida pessoal. No dia 27 de abril acontecerá na República Tcheca a 1ª conferência sobre este método, e Jablíčkař.cz convidou um dos mais famosos para a entrevista. Lukáš Gregor, professor, editor, blogueiro e também palestrante do GTD.
Saudações, Lucas. Digamos que nunca ouvi falar de GTD. Você pode nos dizer, como leigos, do que se trata?
O método Getting Things Done é uma ferramenta que nos permite ser muito mais produtivos. Baseia-se no facto de que, apesar de o cérebro ser um órgão fascinante, tem certas limitações que nós próprios boicotamos (ou das quais não temos consciência). Por exemplo, inundando ou melhor, capinando por razões completamente incompreensíveis. Nesse estado, dificilmente poderá ser utilizado em todo o seu potencial durante os processos criativos, ao pensar, ao aprender, e não consegue sequer descansar completamente. Se ajudarmos nossa cabeça a partir lastro (ou seja: a partir de coisas que realmente não precisamos carregar na cabeça), damos o primeiro passo para sermos eficientes.
E o método GTD oferece orientação em apenas alguns passos para chegar a esse estado de calma e capacidade de concentração. Como limpar a cabeça usando a soneca Unid na chamada caixa de correio e como organizar todos os seus projetos e "tarefas", sejam pessoais ou profissionais, em um sistema claro.
A quem se destina o método e quem pode ajudar?
Minha boca está salivando porque cabe para cada, tem suas desvantagens. Se eu olhar através dos diferentes tipos de trabalhos, aqueles que dependem essencialmente da agudeza e da resposta ao ambiente (por exemplo bombeiros, médicos, mas também vários suportes técnicos, pessoas ao telefone...) só poderão usar uma fração do método, ou simplesmente usarão o método para seu desenvolvimento pessoal, em nível pessoal. E também não é um método para todos porque há pessoas que acham qualquer ordem, qualquer sistematização horrível ou simplesmente paralisando ainda mais do que o caos.
E, na verdade, mais uma categoria – certamente não é para aqueles que enquadram todos os seus problemas no método com a sua própria vontade fraca, pensando que isso os ajudará por si só, talvez até a levar uma vida mais feliz...
Todos os outros grupos de pessoas podem começar com GTD.
Existem outros métodos semelhantes? Se sim, como você os compararia com o GTD?
É necessário desmistificar um pouco o GTD. Sem nos aprofundarmos na história das considerações de produtividade, há muito tempo que, compreensivelmente, têm havido tentativas de resolver problemas de gestão do tempo (sim, desde a Grécia antiga). Embora GTD não seja diretamente sobre isso, também não é um novo milagre, uma droga que David Allen teria inventado do nada através de experimentos frenéticos em laboratório. O método contém mais bom senso do que experimentação, atrevo-me mesmo a dizer que esse rótulo é herético. método isso a prejudica de alguma forma, e eu enfatizaria exatamente esse aspecto Ferramentas a sequência lógica de etapas, o que pode ajudar.
Estou apenas sugerindo que certamente existem outros semelhantes métodos, abordagens que falam sobre a melhor forma de resolver suas "obrigações", alguns possuem tais métodos sem lê-los de lugar nenhum, apenas pensam nisso. (Aliás, as mulheres lideram nessa direção.) Mas se eu encontrasse outra pessoa imediatamente nastroj, que se aplica diretamente ao GTD, certamente seria o método ZTD (Zen To Done, traduzido como Zen e feito aqui). É uma solução adequada se a pessoa já sentiu o cheiro do GTD e começou a resolver o problema de priorização de tarefas, pois Leo Babauta combinou o GTD com a abordagem de Stephen Covey e formulou tudo de forma que fosse simples. Ou uma solução adequada se ele não quer resolver GTD, nem quer ler Covey, é mais um freelancer, um ser minimalista.
Então, qual é o primeiro passo no caminho para o GTD se eu perceber que quero fazer algo com meu tempo e minhas tarefas?
Eu sempre recomendo que os iniciantes façam pelo menos duas, três horas de frequência para total tranquilidade. Toque uma boa música, talvez abra uma garrafa de vinho. Pegue uma folha de papel e escreva tudo nela, em marcadores ou usando um mapa mental projetos, no qual estão trabalhando atualmente. Tire o máximo proveito da sua cabeça. Talvez as chamadas áreas de interesse (= funções) que gosto de usar, por exemplo funcionário, marido, pai, atleta... e projetos individuais ou grupos/listas de tarefas, também ajudem.
Por que tudo isso? Afinal, depois de tirar esses princípios básicos da cabeça, você poderá começar a praticar GTD. Comece a procrastinar, registre o estímulo recebido e depois atribua-o ao projeto que você já marcou ao classificar.
Mas a questão também incluía faça algo com seu tempo. Neste sentido, o GTD não é o mais adequado, ou ela cria o pano de fundo, a base, mas não se trata de planejamento. Aqui eu recomendaria pegar um livro O mais importante primeiro, ou simplesmente parar, respirar e pensar onde estou agora, para onde quero ir, o que estou fazendo para isso... É antes para outro debate, mas o GTD permitirá que uma pessoa pare e tome uma respiração.
O que eu preciso para usar o GTD? Preciso comprar alguma ferramenta? O que você recomendaria?
É claro que o método trata principalmente de hábitos adequados, mas eu não subestimaria a escolha da ferramenta, porque ela também afeta o quão bem conseguiremos conviver com o método. Principalmente no início, quando você está apenas aumentando sua confiança no método, uma boa ferramenta é muito importante. Eu poderia recomendar algum aplicativo especializado, mas seria mais cuidadoso. Para iniciantes, tive uma boa experiência com o Wunderlist, que é mais uma “lista de tarefas” sofisticada, mas alguns procedimentos já podem ser experimentados e aprendidos nele.
Mas algumas pessoas ficam muito mais confortáveis com uma solução em papel, que tem seu charme, mas também seus limites, definitivamente não é tão flexível na hora de pesquisar e filtrar tarefas.
Por que o método possui mais aplicativos de software para Apple do que para Windows? Esse fato se manifesta de alguma forma entre os interessados no método?
A oferta para Windows não é pequena, mas são principalmente ferramentas que existem e não são usadas. A prevalência de aplicações GTD para a plataforma Apple também pode ser derivada dos grupos que trabalham com o método - muitas vezes são freelancers ou pessoas da área de TI. E se entrarmos no mundo corporativo, é possível usar o Outlook diretamente para GTD.
Existe alguma diferença entre usar GTD para estudantes, gerentes de TI, mães que ficam em casa ou até mesmo idosos?
Não em princípio. Apenas os projetos serão diferentes, para alguns prevalecerá uma divisão mais detalhada em etapas individuais, enquanto para outros prevalecerá o trabalho com rotinas. Esta é precisamente a força do GTD, a sua universalidade.
O que torna o método GTD tão único que vem ganhando cada vez mais adeptos?
Estou respondendo parcialmente a isso nas respostas anteriores às perguntas. O GTD é baseado no bom senso, respeita o funcionamento (e as limitações) do cérebro, representa um procedimento de organização das coisas, e isso não precisa ser apenas de tarefas, mas também da disposição do escritório ou das coisas da oficina. É universal e com certeza pode ajudar logo após sua implantação, o que vejo como uma grande vantagem. Os resultados são tangíveis e imediatos, é disso que precisamos. Além disso, você pode começar a trabalhar com ele ainda durante a temporada de imprensa. Se você pretendesse começar a pensar em sua missão, seria realmente muito difícil em um monte de prazos cansativos.
Eu apenas tomaria cuidado com essa palavra único, prefiro considerar isso como seu ponto forte. Se é único, deixarei isso para quem tiver interesse. Me convém que o GTD tenha aparecido quando precisei, me ajudado, e é por isso que o divulguei ainda mais.
Como é o GTD fora da República Tcheca? Como é no país de origem, os EUA?
Tudo o que posso dizer é que a prevalência e a consciência parecem ser maiores no Ocidente do que aqui. Mas eu particularmente não sigo isso, não tenho muitos motivos para isso. Para mim é importante a minha própria experiência e a experiência de quem me contacta, que lê o site mitvsehotovo.cz, ou que passam pelos meus treinamentos. Leio e navego em blogs especializados do exterior, mas mapear o estado do GTD no mundo é uma área que está além das minhas necessidades no momento.
Por outro lado, como é a comunidade de fãs de GTD na República Tcheca?
Eu me vi vivendo em uma realidade um tanto distorcida. Cercado por vários usuários de GTD, tive a impressão por um tempo de que afinal era algo tão familiar! Mas ei, a grande maioria do mundo ao meu redor nunca ouviu falar de GTD e, na melhor das hipóteses, só consegue usar a palavra gerenciamento de tempo.
E há também um grupo estranho de pessoas que pensam que o GTD está se tornando uma religião, mas eu realmente não sei de onde vem esse sentimento. Porque alguém que o utiliza está compartilhando sua experiência ou procurando dicas e conselhos de outras pessoas?
A extensão da comunidade de fãs de GTD na República Checa não pode ser subestimada. 376 inquiridos responderam a um questionário especializado, elaborado no âmbito de uma tese de diploma, que nos surpreendeu agradavelmente. O website Mítvšehotovo.cz é visitado por aproximadamente 12 mil pessoas por semana, mas o website expandiu-se conceptualmente para incluir outras áreas de desenvolvimento pessoal, pelo que este número não pode ser tomado como uma resposta ao interesse pelo GTD na República Checa.
Você participa da organização 1ª conferência GTD aqui. Por que a conferência foi criada?
Percebo principalmente dois impulsos motivacionais básicos para conferências: a) permitir o encontro de uma determinada comunidade, enriquecer-se mutuamente, b) atrair os não marcados, pessoas fora desse círculo e expandir seu campo de visão com algo, talvez até para educar...
Um iniciante ou um completo leigo em GTD pode comparecer à conferência? Ele não se sentirá perdido lá?
Pelo contrário, creio que esta conferência teve o prazer de acolher iniciantes ou não iniciados. O nosso objectivo não é - como alguns nos acusam - fortalecer culto ao GTD, mas para falar de produtividade e eficiência, encontrar formas de colocar as coisas em ordem, equilibrar trabalho e vida pessoal, etc. E para isso é necessária a visão de quem nunca ouviu falar de nenhum método ou ainda os procura. A propósito, ainda sou um buscador, embora treine GTD.
Tente atrair nossos leitores para a conferência. Por que eles deveriam visitá-la?
A minha intuição diz-me que tudo será realizado num ambiente muito agradável. O ambiente é lindo, a equipa de pessoas que o organiza é humanamente próxima de mim, os palestrantes e convidados convidados são de grande qualidade, dizem que deve haver excelentes refrescos e comida... Bom, penso que será simplesmente um excelente dia!
O que você diria às pessoas que não conseguem cumprir suas tarefas na vida profissional e gostariam de um pouco de ordem também na vida privada?
O alfa e o ômega são a constatação da preciosidade do presente que recebemos e que continuamos recebendo, a cada despertar para um novo dia. Que somos, que vivemos. Vivemos num determinado espaço e num determinado tempo. E justamente esse tempo é uma quantidade com tantas incógnitas que deveríamos observá-lo muito mais. Podemos economizar dinheiro, também podemos pedir emprestado a alguém, o tempo simplesmente passa, por mais que pensemos nisso. Seria ótimo se fôssemos gratos por ele e o apreciássemos. Só então a organização e o planejamento poderão fazer sentido e ser verdadeiramente eficazes.
Se quiser saber mais sobre o método GTD, você pode assistir à 1ª conferência GTD na República Tcheca com uma série dos melhores palestrantes e palestrantes na área deste método. O site da conferência e a possibilidade de inscrição podem ser encontrados abaixo por este link.
Lucas, obrigado pela entrevista.
