Jiří Filip Mensagem comercial: A oferta atual no mercado de sistemas de gestão para pequenas empresas é muito ampla. Ao mesmo tempo, escolher o software certo é uma decisão muito importante. Afinal, você não quer descobrir em poucas semanas que fez uma escolha inadequada, mude para outro aplicativo e treine toda a equipe desde o início. Então, como você navega no mercado lotado e escolhe um software que crescerá com você e, ao mesmo tempo, acompanhará as últimas tendências?
Confira nossas dicas sobre como escolher o melhor sistema para o seu negócio e quais requisitos um software de informação deve atender.
Por que usar um sistema de gestão para pequenas empresas?
Existem muitos motivos pelos quais uma empresa deve usar software empresarial. Não apenas nas grandes empresas, onde é natural manter a organização de toda a empresa e de todas as equipes. Mas também para pequenas empresas, onde tal ferramenta de gestão empresarial pode ser uma ferramenta poderosa para melhorar os processos da empresa. Isso leva a um aumento na competitividade e no sucesso da empresa no longo prazo.
Talvez você esteja numa situação em que sua empresa já utiliza algumas ferramentas... uma de faturamento, uma de comunicação, você gerencia o fluxo de caixa em Excel, na outra Excel você tem uma lista de clientes, um calendário, extratos e o resto em papel . Se esta solução parece um pouco caótica para você, procure um sistema mais abrangente que cubra a maioria das necessidades de gerenciamento do seu negócio em um só lugar.
As principais razões pelas quais mesmo as pequenas empresas devem implementar um sistema de gestão empresarial:
- Melhorando a eficiência e a produtividade: Eficaz sistema de informação empresarial permite a automação de processos, redução de erros durante a entrada ou cópia manual de dados e economia significativa de tempo. Isso leva a uma maior eficiência e produtividade dos trabalhadores e aumenta o desempenho da empresa.
- Melhor gerenciamento de tempo: Um sistema de gestão empresarial facilita o planejamento e a organização de tempo, tarefas e projetos, permitindo que os funcionários se concentrem mais no trabalho e reduzam o estresse.
- Compartilhamento e gerenciamento de informações mais eficientes: Um sistema de informação gerencial auxilia no gerenciamento de dados e informações e permite melhor acesso e compartilhamento de dados entre diferentes departamentos e funcionários. Isso leva a uma melhor colaboração entre os funcionários, além de você ter todos os documentos importantes em um só lugar, o que significa que não há mais pesquisas frenéticas em papéis.
- Tomada de decisão mais precisa e rápida: O sistema de gestão da empresa fornece informação em tempo real sobre o estado dos projetos e atividades da empresa, permitindo uma tomada de decisão mais rápida e informada.
- Redução de custos:Um sistema de informação para pequenas empresas permite um melhor planeamento e controlo de receitas e despesas e ajuda a identificar áreas onde os custos podem ser reduzidos.
Quais funções procurar em um sistema de gestão empresarial?
Automação
Um sistema de gestão empresarial deve permitir a automação de processos repetitivos ou atividades simples para minimizar erros e perda de tempo em tarefas repetitivas. A automação pode incluem, por exemplo, faturamento recorrente, lembretes de pagamento, envio automático de e-mail, geração de relatórios ou criando tarefas ou projetos a partir de modelos. Desta forma, a carga sobre os colaboradores pode ser reduzida, os erros podem ser reduzidos e a eficiência do trabalho pode ser melhorada.
Armazenamento de dados em nuvem
O uso do armazenamento de dados em nuvem pode permitir um compartilhamento de dados mais fácil e seguro dentro da empresa, tudo claramente em um só lugar. Também permite o acesso aos dados de qualquer lugar e a qualquer hora, o que aumenta a eficiência do trabalho e permite a rápida troca de informações. O armazenamento de dados em nuvem também será apreciado por todas as empresas onde os membros da equipe trabalham em home office, por exemplo.
Gerenciamento de tarefas
O software de gestão empresarial deve permitir fácil rastreamento e gerenciamento de tarefas e seus prazos. Isso pode incluir, por exemplo, agendar e atribuir tarefas, monitorar o status de conclusão de tarefas e lembrá-lo de tarefas pendentes. Graças a isso, os membros da equipe podem distribuir o trabalho com mais eficiência, monitorar sua carga de trabalho e concluir todas as tarefas atribuídas no prazo.
Gerenciamento de projetos
O sistema de gestão da empresa deve permitir uma gestão eficaz dos projectos, incluindo o planeamento, coordenação e monitorização do progresso do projecto. Isto inclui, por exemplo, planeamento orçamental, eficiência e rentabilidade dos projetos. Tal sistema permite que a empresa gerencie melhor seus projetos e obtenha melhores resultados e lucros.
Idealmente, a ferramenta selecionada deve oferecer múltiplas opções de representação gráfica de projetos, como quadros Kanban, gráficos de Gantt ou visões gerais tabulares para uma visualização clara de projetos, orçamentos, atribuição de tarefas, status e progresso.
CRM
O software empresarial também deve incluir ferramentas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). Isso permite que a empresa se comunique de forma mais eficaz com os clientes e gerencie melhor suas necessidades.
Se o sistema permitir alinhar o CRM com outros processos, como gestão de projetos, faturação, gestão de contratos ou planeamento de fluxo de caixa, dentro de uma única plataforma de gestão empresarial, poderá ver os seus clientes numa perspetiva 360°.
Gestão da carga de trabalho dos funcionários
A função de gerenciamento da carga de trabalho dos funcionários ajudará você a distribuir o trabalho com mais eficiência entre os membros individuais da equipe e, assim, atingir a carga de trabalho ideal. O sistema de informação da empresa deve permitir o planeamento do tempo e das tarefas de forma a que sejam distribuídos de forma justa e que os colaboradores sejam adequadamente sobrecarregados de acordo com as suas capacidades e desempenho profissional. Ao mesmo tempo, deveria ser o sistema é capaz de monitorar a carga e, se necessário, oferecer uma solução adequada, por exemplo redistribuindo tarefas ou aumentando o número de colaboradores de uma determinada equipa. Isto permitirá maior produtividade e satisfação dos funcionários, o que contribui para o sucesso a longo prazo da empresa.
Dicas para escolher o melhor software para pequenas empresas
Ao escolher um software para pequenas empresas, é importante identificar suas necessidades e considerar seu orçamento.
Considere também a facilidade de implementação e uso do software, a capacidade de integração com outros sistemas e softwares, o aplicativo móvel e a complexidade dos recursos.
1. Identifique suas necessidades:
Antes de começar a procurar o software certo, considere quais funções e recursos você precisa para gerenciar seu negócio.
Lembre-se de que alguns softwares oferecem recursos especializados para determinados setores, enquanto outros são universais e podem ser adaptados às necessidades de diferentes setores.
2. Facilidade de instalação e uso do software:
Considere a rapidez com que você pode implementar um novo software em sua empresa e como ele é fácil de usar.
Encontrar um software com interface intuitiva e fácil configuração pode economizar tempo e minimizar o treinamento dos funcionários. O ideal é que o software tenha tutoriais online e vídeos de treinamento disponíveis para auxiliá-lo no treinamento, ou ofereça consultorias onde você pode consultar sobre a implantação do sistema na sua empresa.
3. Soluções com funcionalidade de gestão financeira:
Uma solução de software mais avançada com funcionalidade de gerenciamento financeiro pode ajudar as pequenas empresas a rastrear e gerenciar operações financeiras. Isso lhe dará uma visão geral das receitas e despesas no momento atual e no futuro próximo ou no cumprimento dos orçamentos. Você pode prever a evolução do fluxo de caixa para os próximos meses, a rentabilidade dos projetos e os pontos fracos onde o dinheiro está vazando desnecessariamente na empresa.
4. Possibilidade de integração com outros sistemas e softwares:
Considere quais outros softwares você usa e se o novo software é compatível e pode ser facilmente integrado a outros sistemas. Uma interface programável (API) acessível é, portanto, fundamental. Make também é uma plataforma de integração popular, que permite integração e automação avançadas.
Procurar um software com recursos de importação e exportação de dados pode facilitar seu trabalho e minimizar a entrada manual de dados.
5. Considere o seu orçamento:
Na hora de escolher um software, considere seu orçamento e tente encontrar uma solução que atenda às suas necessidades e seja acessível para o seu negócio.
Tenha cuidado ao comparar cotações e considere se os recursos adicionais valem o preço mais alto. Uma versão de teste gratuita deve ser uma coisa natural.
6. O aplicativo móvel inclui:
A disponibilidade de uma versão móvel do sistema de gestão empresarial permite que você e seus funcionários permaneçam conectados e responsivos em qualquer lugar, independentemente da localização e do equipamento atual. Isto é especialmente importante quando se trata de gerenciar equipes e atividades híbridas e remotas.
Lembre-se de que o aplicativo móvel deve ser fácil de usar e estar disponível em diferentes sistemas operacionais.
7. Funções de relatórios abrangentes:
Uma solução de software com funções de relatórios abrangentes pode ajudar as pequenas empresas a monitorar e analisar o desempenho do seu negócio, monitorar a eficácia de suas atividades, projetos e campanhas para que você possa responder com flexibilidade a situações emergentes.
Idealmente, o software da sua empresa fornecerá informações valiosas sobre seu desempenho financeiro, andamento de projetos e tarefas, capacidade e utilização de funcionários e muito mais. Além disso, a solução avançada permite criar seus próprios relatórios gráficos e definir diversos critérios para agregação e classificação de dados.
8. Função de comunicação dos componentes:
Procurar software com recursos de comunicação, como ferramentas de chat ou compartilhamento de arquivos, pode ajudar as empresas a gerenciar as comunicações internas de maneira eficaz.
Além disso, procurar um software que possa ser integrado a outras ferramentas de comunicação, como videochamadas, pode ser útil para facilitar a colaboração em equipe.
Já selecionado?
Como proprietários de pequenas empresas, temos muito que lidar e muitas vezes não é fácil reunir tudo. A solução de software certa para gerenciar seu negócio pode oferecer uma grande vantagem sobre a concorrência. De repente, você terá uma visão geral – de pedidos e tarefas e seus prazos, clientes e comunicação com eles, fluxo de caixa e carga de trabalho de membros individuais da equipe. Você economizará muito tempo gasto em tarefas repetitivas e de baixo valor agregado. Em vez disso, você pode concentrar sua energia na inovação e nas soluções que impulsionam seus negócios.
Autor: Caflou - Sistema de gestão tudo em um para pequenas e médias empresas
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